Dans le monde compétitif du travail, la relance est souvent un art délicat. Si vous avez déjà envoyé un mail sans recevoir de réponse, vous savez à quel point cela peut être frustrant. Pour éviter cette situation, il est essentiel de maîtriser l’art de la communication professionnelle par email. Cet article explore diverses techniques et propose des modèles de mails de relance qui augmenteront vos chances d’obtenir une réponse.
Comprendre l’importance d’une relance efficace
La relance est une étape clé dans le processus de suivi professionnel. Que vous soyez en train de suivre un potentiel prospect, de demander un retour sur une candidature ou de finaliser un projet en cours, savoir comment rédiger un mail de relance adéquat peut faire toute la différence. Les exemples suivants illustrent bien pourquoi une bonne rédaction peut influencer positivement votre destinataire.
Pourquoi les relances sont-elles nécessaires ?
Un mail de relance bien rédigé peut rappeler à votre destinataire que vous attendez une réponse tout en mettant en avant votre professionnalisme. Cela montre également que vous êtes motivé et prêt à aller au bout des choses. En utilisant des modèles spécifiques, vous pouvez personnaliser vos mails en fonction des contextes, augmentant ainsi vos chances de succès.
Comment structurer un mail de relance
L’un des aspects essentiels de la rédaction d’un mail de relance est sa structure. Bien suivre une certaine formule peut rendre votre message plus convaincant et professionnel.
Préparation du sujet
Le sujet de votre mail devrait immédiatement captiver l’attention de votre destinataire. Utilisez des termes comme « suivi » ou « relance » tout en ajoutant un élément de personnalisation pour montrer que ce mail n’est pas générique.
Introduction et rappel
Commencez par présenter le contexte. Rappelez à votre destinataire de quoi il s’agit en mentionnant brièvement votre dernier contact ou action. Par exemple : « Suite à notre discussion du 15 septembre concernant [sujet], je me permets de revenir vers vous. »
Corps du texte
Expliquez en quelques phrases ce que vous attendez. Soyez clair et concis, et mettez en avant pourquoi cela est important pour vous et potentiellement bénéfique pour votre destinataire. Utilisez des termes spécifiques liés au projet ou à l’opportunité pour donner du poids à votre message.
Appel à l’action
Terminez par un appel à l’action clair. Indiquez ce que vous aimeriez que la personne fasse après avoir lu votre mail. Quelques exemples peuvent inclure : « Pouvez-vous me confirmer la réception de cet email ? » ou « Quand seriez-vous disponible pour discuter davantage de ce sujet ? ».
Clôture et remerciements
Finissez toujours par remercier votre destinataire pour son temps et son attention. Une phrase simple comme « Merci d’avance pour votre coopération » peut suffire. Les remerciements montrent non seulement votre politesse, mais renforcent aussi le sentiment positif autour de votre demande.
Modèles de mails de relance selon le contexte
Chaque situation nécessite une approche légèrement différente. Voici quelques modèles adaptés aux divers scénarios professionnels courants.
Relancer un prospect commercial
Prenons l’exemple où vous souhaitez relancer un prospect suite à une proposition commerciale. Votre mail pourrait ressembler à ceci :
« Bonjour [Nom], Je fais suite à notre récente conversation au sujet de [proposition] et j’aimerais connaître votre avis sur la proposition que je vous ai envoyée. Je reste à votre disposition pour toute question ou clarification. Cordialement, [Votre Nom] »
Suivi de candidature
La relance pour une candidature nécessite un équilibre entre impatience et respect. Voici un exemple :
« Madame/Monsieur [Nom], Suite à ma candidature pour le poste de [intitulé du poste] envoyée le [date], je souhaite savoir si vous avez pu prendre connaissance de mes documents. Je suis très intéressé par cette opportunité et serait ravi d’en discuter plus en détail. Bien cordialement, [Votre Nom] »
Relancer un client pour un paiement
Lorsqu’il s’agit de relancer un client pour un paiement, l’objectif est d’être à la fois ferme et courtois.
« Bonjour [Nom], Je me permets de revenir vers vous concernant la facture n°[numéro], restée impayée à ce jour. Afin d’assurer la continuité de nos services, je vous serais reconnaissant de bien vouloir régulariser cette situation dans les plus brefs délais. En vous remerciant par avance, [Votre Nom] »
Suivi après une réunion
Après une réunion, une relance rapide peut aider à solidifier les points discutés. Un mail typique peut se lire comme suit :
« Bonjour [Nom], Merci pour le temps consacré à notre réunion du [date]. Voici un résumé des points abordés et des prochaines étapes convenues. N’hésitez pas à me faire part de vos remarques ou questions. Cordialement, [Votre Nom] »
Conseils pour une relance réussie
Rédiger un mail de relance demande de la finesse et du tact. Voici quelques conseils supplémentaires pour maximiser vos chances de succès.
Timing de la relance
Souvenez-vous que le timing est essentiel. Relancer trop tôt peut sembler impatient, tandis qu’attendre trop longtemps risque de vous faire oublier. Adapter le moment de la relance en fonction du contexte est donc crucial.
Personnalisation du message
Un message personnalisé a beaucoup plus de chances de capter l’attention de votre destinataire. Utiliser des détails précis évoqués lors de précédentes communications montre que vous accordez de l’importance à chaque interaction.
Soyez poli et persistant
La politesse ne doit jamais être sacrifiée, même si vous devez insister plusieurs fois pour obtenir une réponse. Maintenir un ton courtois démontre votre professionnalisme et conserve une relation positive.
Recueillir des retours
N’hésitez pas à solliciter des retours pour améliorer vos futurs messages. Quand quelqu’un ne répond pas, demandez-vous pourquoi et ajustez vos mails en conséquence.
